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24 feb

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¿Cómo combatir la morosidad en tu Institución?

Existe una problemática muy frecuente en las instituciones educativas que tiene que ver principalmente con el retraso en los pagos de las cuotas escolares, este es un problema que afecta en grandes rasgos la planificación financiera de la mayoría de las instituciones.

La alta morosidad puede generar un deficiente flujo de caja en una institución, y en general un desequilibrio en las finanzas; sin embargo, el cobro de las cuotas es un proceso bastante delicado, por lo que hay que pensar bien en cuáles son las estrategias que se pueden implementar para reducir esta problemática.

Hay diferentes factores que podrían estar ocasionando retrasos en los pagos; por ejemplo, políticas de cobranza excesivamente flexibles o poco constantes, siendo esto un riesgo para cualquier institución, ya que una vez que un número importante de estudiantes está atrasado con los pagos, las finanzas pueden verse comprometidas. Otras veces, las familias pueden estar atravesando crisis o problemáticas que exigen ser tratadas con mucha sutileza por parte de la institución. Si bien la meta de la administración es el cobro de las obligaciones vencidas, es importante que el vínculo entre la familia y la escuela no se vea afectado por la situación económica y especialmente que no afecte a los alumnos.

Debido a esta problemática surge entonces un interrogante muy común en las instituciones que es ¿cómo podemos desde la institución controlar la morosidad y a la vez mantener una buena relación con las familias?

Para abordar esta problemática, te contamos sobre 8 estrategias que desde nuestra empresa consideramos que pueden ayudarte a reducir la morosidad en tu institución.

1. Solicitá información financiera y crediticia para la admisión de un nuevo alumno

Esta información permitirá a la institución tener un margen de seguridad acerca de la estabilidad económica e historial crediticio del responsable de pago. Una vez realizado este análisis del crédito, si el resultado es positivo se podría proceder a las siguientes etapas del proceso de admisión, siempre se lo debe hacer teniendo en cuenta que la situación económica de las familias puede cambiar en cualquier momento.

2. Se debe general un control y historial de pago de todos los alumnos de la institución

Poder disponer de todo el historial con la información de los cobros y pagos realizados te permitirá tener control inmediato sobre tus finanzas. Podrás detectar irregularidades, tendrás material probatorio a la hora de exigir un cobro o comprobar un pago. Si cuentas con morosos en tu institución, tener esta información centralizada y disponible en cualquier lugar puede ahorrarte tiempo y ofrecerte una visión más limpia y clara de quiénes son los que poseen facturas impagas y pensar lo antes posible, las mejores estrategias para revertir esa situación.

3. Implementar un sistema de facturación eficaz.

Podrás evitar muchos retrasos si los responsables de hacer los pagos reciben las facturas a tiempo, así como información acerca de los montos adeudados y de las disposiciones para cancelar. Para enviar información acerca de las próximas mensualidades o un recordatorio de pago a quienes están atrasados, podés apoyarte en herramientas tecnológicas y ahorrar así en un papeleo que pocas veces resulta efectivo.

4. Premiá a los buenos pagadores

Podés establecer políticas de descuento por pronto pago; por ejemplo, otorgar un porcentaje de descuento en el pago de la cuota a quienes cancelen el mes por adelantado. O también ofrecer una bonificación en la cuota del hermano menor a quienes se mantengan al día por 3 meses, beneficio que se perdería si hay algún atraso.

5. Negociá alternativas de pago

Es posible que algunas familias puedan estar atravesando una situación difícil que les impida cumplir con el pago de las cuotas en la fecha prevista. En estos casos, podés ofrecer alguna política de pagos fraccionados, por ejemplo. Es mejor recuperar por partes el monto adeudado a acumular una deuda mayor, pues cada mes será más difícil para los padres ponerse al día.

6. Facilitar los modos de cobro y facturación: Brindarles la facilidad a los padres o tutores de que, en un solo clic en una app de cobro, puedan realizar los pagos o que puedan pagar en cualquier medio habilitado sin tener que dirigirse primero a la institución, definitivamente te ayudará a reducir los índices de morosidad. Muchas veces quiénes no pagan a tiempo, lo hacen porque no cuentan con la disponibilidad de llegar a la institución y después hacer el pago. Entonces si les ofrecés un medio de pago online de las cuotas y matrícula escolar, que se ajuste a sus necesidades y ritmo de vida y que te proporcione una factura electrónica, verás como la morosidad empieza a disminuir.

7. Mantener organizada la contabilidad de tu Institución

Lo mejor es poder contar con una plataforma de gestión administrativa para poder hacer el seguimiento de todos los procesos de cobranza, acceder a balances y análisis de ingresos y egresos, sacar porcentajes de morosidad para conocer cuáles son los riesgos y poder verlos en un tablero de control que te permita visualizar el día a día de las finanzas de tu institución te ayudará a identificar las fallas y poder tomar decisiones más rápidas y certeras.

8. Implementa un software de gestión administrativa y contable para escuelas

Esta herramienta digital te permitirá mucho más, pues con ella podrás llevar con eficiencia tu gestión: automatizar las cobranzas con distintos entes recaudadores, administrar las cuotas, deudas y becas, y también contar con un registro de movimientos de ingresos y egresos.

Otras de sus ventajas son poder llevar el libro diario, el libro mayor, el balance de sumas y los saldos automáticos. Una gestión automatizada se traducirá en un mejor manejo de la morosidad en la institución.

Conclusiones

Implementar estrategias para reducir la morosidad permite minimizar los efectos que estas deudas pueden causar a tu institución. Al igual que la buena gestión de cuentas por pagar y por cobrar puede constituir en sí misma la diferencia para manejar las deudas en tu institución, así como el éxito de tu administración. Además tenés todo esto unificado en un solo sistema, verás cómo reducir el índice de morosidad es sólo el primer paso para lograr una Gestión educativa de excelencia.

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