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03 may
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7 Consejos para colegios para sobrellevar y crecer en tiempos de crisis

Es indudable que la misión y razón de ser de una institución educativa privada es la función social de educar y ser motor de cambio a travez de propagación de conocimientos, valores y visión de futuro. Pero también es indudable que a partir de las circunstancias económicas cambiantes y complejas que sufren los países latinoamericanos, hay que ver al colegio o institución en una perspectiva más allá del rol social de educar.

Es decir analizarlo y plantearlo como una empresa a la que hay que administrar de forma eficiente para poder asegurar todos los recursos necesarios y de esta forma lograr la función de educar manteniendo estándares de calidad y de mejora continua, es una misión de alta complejidad.

Como toda organización la información es crucial para gestionar de la forma mas optima, para tal fin el colegio o institución educativa debe disponer de un sistema de gestión especifico e integral para colegios que tenga las herramientas diseñadas para cada área de la institución y lo mas importante que se pueda gestionar de forma simple y potente por quienes son los encargados de llevar adelante la tarea.

Aquí detallamos 7 consejos mediante los cuales se pueden quizás alivianar algunas circunstancias y en otros casos promover crecimiento de la institución. 

Consejos desde la óptica económica financiera

1.  Reducir los indices de morosidad
A partir de la gestión de morosidad la institución puede contar con fondos en el momento que más los necesita.
Para poder gestionar la morosidad es indispensable: 
  • Disponer de la información desde todas las perspectivas, es decir la deuda consolidada por niveles, por cursos, por meses, por padres, por becas, etc. 
  • Disponer de herramientas de gestion de cobranza, tales como sistema de envío de mails con el estado de deuda, teléfonos, correo electrónico e inclusive alertas de tipo push en apps de la institución
  • Disponer de herramientas de cobranza, link para pago online, posibilidad de generar la boleta de pago para que el padre pague en rapipago, pagomiscuentas, pagofacil , etc.
  • Para mas Info de gestion de morosidad

2.   Menos papel, menos costo mas cuidado del medio ambiente
Esta optimización no solo permite ventajas desde el punto de vista económico, si no que también ecológico.

Se pueden utilizar los canales digitales, como por ejemplo mail, pagina web o app de padres para enviar mucha documentación que en la actualidad se imprime, boletas de pago, facturas electrónicas, boletines de diagnostico y calificaciones, cuaderno de comunicaciones. Dejando solo la impresión para documentación que indefectiblemente debe imprimirse o para aquellos padres que soliciten expresamente recibir información por papel.

Un colegio de aproximadamente 1.000 alumnos se calcula que usaría 207.600 hojas al año.
Con solo la disminución del uso de papel, sin tener en cuenta lo que se ahorraría en impresoras, tinta, carpetas, espacio de almacenamiento, esto implicaría un ahorro de $ 103.800 al año

Un beneficio colateral, se necesita menos gestion de almacenamientos de archivos, al tener digitalizada la información se accede a la misma de forma más rápida y no se requiere espacios amplios de almacenamiento.

Una perspectiva no menos importante es la ecológica, como referencia, sabes cuantos arboles se deben deforestar para generar el papel necesario en promedio en un colegio al año?
Cada árbol en promedio genera 8.500 hojas, es decir para producir 207.600 hojas de papel por año, se usarían 24 arboles.  

Consejos desde la óptica laboral

3.  Automatizar y descentralizar tareas
En toda institución hay muchas tareas repetitivas que se pueden automatizar y optimizar, esto implica un uso mas adecuado de los recursos humanos, mejor calidad en la gestión al bajar las tasas de error y que la gente tenga tiempo para poder aplicar practicas de mejora continua. 

Algunas tareas habituales en los colegios que se pueden automatizar o descentralizar son:
  • Brindar herramientas a los padres que permitan que ellos se re-matriculen y actualicen sus datos, evitando que el personal deba transcribir múltiples planillas
  • Brindar herramientas a los padres para que consulten estados de cuenta, o generan certificados, optimizando los tiempos de atención a padres
  • Brindar herramientas a las secretarías para que puedan solicitar documentación a los docentes de forma grupal
  • Brindar herramientas a los docentes para que carguen y accedan a toda la información que les compete, notas inasistencias, etc.
  • Generar automáticamente a partir de las notas cargadas, las planillas y/o registros (por ejemplo inasistencias), boletines, etc. 

4.  Optimizar los métodos de cobranza: Brindar múltiples medios de pago
(Tal como se propone en el punto 1, usar múltiples medios de cobranza), no solo propone una buena herramienta al momento de reducir morosidad, si no que también propone mejoras en los tiempos laborales y procesos de cobro.

Al contar con un sistema informático que procese automáticamente los cobros y actualice el estado de cuentas de los alumnos se obtiene:
  • Velocidad en la imputación de los pagos
  • Seguridad al bajar la cantidad de dinero en efectivo que se gestiona en linea de caja
  • Baja en al cantidad de errores que se pueden producir por gestión manual

5.  Optimizar los tiempos que implican la generación de informes
Es una tarea habitual el armado de informes solicitados por responsable legal, contador, propietarios y/o directivos de la institución o colegio, por ejemplo recaudación, morosidad, matriculación, información académica, etc.

Generar estos informes le lleva mucho tiempo al personal administrativo, si no se dispone de un sistema informático. 


6.  Optimizar los tiempos de generación de documentación impositiva
Es inminente que el alcance de la obligatoriedad de facturación electrónica abarque a todos los colegios privados. 
El generar facturas electrónicas de manera “manual” es un proceso lento y complejo, con altos márgenes de error que consume muchos recursos de tiempo de personal. 
Es imprescindible disponer de una herramienta informática que automatice dicho proceso.

Lo mismo con las presentaciones en rentas provinciales y en algunos casos municipales. 
En todos los tipos de presentación se pueden bajar mucho él insumo tiempo/costo al disponer de un sistema con plan de cuentas contable integrado.

7. Optimizar los tiempos de generación de documentación académica.
Dependen de los ministerios de educación de cada provincia los requerimientos de información para la presentación de documentación, pero es común a todos y cada uno de los ministerios y secretarias en cuestión la complejidad que implica el armado de la información por parte de los colegios y/o instituciones educativas.

Contar con un sistema informático que genere la documentación a ser presentada en el formato que el ministerio o secretaria lo requiere, a partir de notas e inasistencias cargadas por docentes, implica una alta reducción de costos en recursos humanos.