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27
feb
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¿Cómo hacer crecer tu institución en tiempos de crisis?
Sin dudar, estamos seguros de poder decir que la misión y razón de ser de una institución educativa es cumplir con la función social de educar y ser motor de cambio a través de la propagación de conocimientos, valores y visión de futuro que se le transmite a cada alumno.Pero también es inevitable que a partir de las circunstancias económicas cambiantes y complejas que sufren hoy en día los países latinoamericanos tenemos que pensar que la institución tiene como rol no solo educar. Es decir debemos analizarla y plantear a la institución como una empresa a la que hay que administrar de forma eficiente para poder asegurar todos los recursos necesarios y de esta forma lograr que su función principal que es educar mantenga los estándares de calidad y exista una mejora continua.
En base a nuestra experiencia trabajando con diferentes instituciones, creemos fundamental que como a toda organización la información es crucial para gestionar de la forma mas optima, para esto la institución debe disponer de un sistema de gestión específico e integral, que tenga las herramientas diseñadas para cada área de la institución y lo más importante que se pueda gestionar de forma simple y potente por quienes son los encargados de llevar adelante la tarea.
En esta nota te dejamos 7 consejos, desde nuestra experiencia en la óptica económica financiera, mediante los cuales se pueden quizás aliviar algunas circunstancias y en otros casos promover el crecimiento de la institución.
1. Reducir los índices de morosidad
A partir de la gestión de morosidad la institución puede contar con fondos en el momento que más los necesita.
Para poder gestionar la morosidad es indispensable:
- Disponer de la información desde todas las perspectivas, es decir la deuda consolidada por niveles, por cursos, por meses, por padres, por becas, etc.
- Disponer de herramientas de gestión de cobranza, tales como sistema de envío de mails con el estado de deuda, teléfonos, correo electrónico, etc.
- Disponer de herramientas de cobranza, link para pago online, posibilidad de generar la boleta de pago para que los tutores tengan la posibilidad de pagar las cuotas del colegio por diferentes alternativas.
2. Más cuidado del medio ambiente, más beneficios
Esta optimización no solo permite ventajas desde el punto de vista ecológico, si no también desde el punto de vista económico.
Por ejemplo, utilizar los canales digitales, como por ejemplo mail, página web o app de padres para enviar mucha documentación que en la actualidad se imprime, como boletas de pago, facturas electrónicas, boletines de diagnóstico y calificaciones, cuaderno de comunicaciones, etc. Dejando solo la impresión para la documentación necesaria.
Si pensamos esto desde el punto de vista económico un colegio de aproximadamente 1.000 alumnos se calcula que usaría 207.600 hojas al año. Con solo la disminución del uso de papel, sin tener en cuenta lo que se ahorraría en impresoras, tinta, carpetas, espacio de almacenamiento, esto implicaría un ahorro de aproximadamente $ 103.800 al año
Otro beneficio, es que se necesita menos gestión de almacenamientos de archivos, al tener digitalizada la información se accede a la misma de forma más rápida y no se requiere espacios amplios de almacenamiento.
3. Automatizar y descentralizar tareas
En toda institución hay muchas tareas repetitivas que se pueden automatizar y optimizar, esto implica un uso mas adecuado de los recursos humanos, mejor calidad en la gestión de tareas.
Algunas de estas tareas que se pueden automatizar o descentralizar son:
- Brindar herramientas a los padres que permitan que ellos se re-matriculen y actualicen sus datos, evitando que el personal deba transcribir múltiples planillas
- Brindar herramientas a los padres para que consulten estados de cuenta, o generan certificados, optimizando los tiempos de atención a padres
- Brindar herramientas a las secretarías para que puedan solicitar documentación a los docentes de forma grupal
- Brindar herramientas a los docentes para que carguen y accedan a toda la información que les compete, notas inasistencias, etc.
- Generar automáticamente a partir de las notas cargadas, las planillas y/o registros (por ejemplo inasistencias), boletines, etc.
4. Optimizar los métodos de cobranza
Brindar múltiples medios de pago, no solo propone una buena herramienta al momento de reducir morosidad, si no que también propone mejoras en los tiempos laborales y procesos de cobro.
Al contar con un sistema informático que procesa automáticamente los cobros y actualice el estado de cuentas de los alumnos se obtiene:
Velocidad en la imputación de los pagos
Seguridad al bajar la cantidad de dinero en efectivo que se gestiona en línea de caja
Baja en al cantidad de errores que se pueden producir por gestión manual
5. Optimizar los tiempos que implican la generación de informes
Es una tarea habitual el armado de informes solicitados por responsable legal, contador, propietarios y/o directivos de la institución o colegio, por ejemplo recaudación, morosidad, matriculación, información académica, etc.
Generar estos informes le lleva mucho tiempo al personal administrativo, si no se dispone de un sistema informático.
6. Optimizar los tiempos de generación de documentación impositiva
Es inminente que el alcance de la obligatoriedad de facturación electrónica abarque a todos los colegios privados.
El generar facturas electrónicas de manera “manual” es un proceso lento y complejo, con altos márgenes de error que consume muchos recursos de tiempo de personal.
Es imprescindible disponer de una herramienta informática que automatice dicho proceso.
Lo mismo con las presentaciones en rentas provinciales y en algunos casos municipales.
En todos los tipos de presentación se pueden bajar mucho él insumo tiempo/costo al disponer de un sistema con plan de cuentas contable integrado.
7. Optimizar los tiempos de generación de documentación académica.
Dependen de los ministerios de educación de cada provincia los requerimientos de información para la presentación de documentación, pero es común a todos y cada uno de los ministerios y secretarías en cuestión la complejidad que implica el armado de la información por parte de los colegios y/o instituciones educativas.
Contar con un sistema informático que genere la documentación a ser presentada en el formato que el ministerio o secretaría lo requiere, a partir de notas e inasistencias cargadas por docentes, implica una alta reducción de costos en recursos humanos.
Para concluir con esta nota, queremos decirte que nuestro trabajo no es solo guiarte en los pasos a seguir para que tu institución crezca cada vez más, también nos gustaría acompañarte y ayudarte a que todo este proceso sea más ameno. Sin ir más lejos, en Genube nos pasa lo mismo, vivimos cada día como un nuevo desafío y con mucha incertidumbre acerca de lo que viene.
Pero por otro lado estos momentos tan inciertos nos permitió probar al máximo nivel de expectativas y estrés a nuestra plataforma y equipo, obteniendo resultados que han sido más que excelentes.
A través de nuestro sistema de cobranzas, en tiempos extremadamente cortos hemos logrado implementar cobros online y más de 30 medios de recaudación, llevando una solución potente y concreta a las instituciones educativas que componen nuestra comunidad.
Hemos implementado también en el transcurso de una semana un sistema de mensajería y publicación de tareas, usando nuestro sistema de comunicación a padres, de esta forma los docentes de las instituciones educativas envían tareas a sus alumnos mediante app de padres y web de padres, de una forma realmente sencilla.
En este entorno cambiante donde las instituciones educativas emiten boletas de pago sin intereses, sin moras por vencimiento y varios cambios que se requieren prácticamente de un día al otro, hemos logrado dar respuestas de calidad y de esta manera acompañar las necesidades.
Sabemos que vendrán muchísimas cosas más que tendrán que ver con cómo actualizar las notas, comunicar de manera eficiente, cobrar y administrar, en estos momentos tan cambiantes. Y queremos seguir estando a la altura de las circunstancias cuando más nos necesiten.
